ODBIERZ PREZENT

Czy czasem można zarządzać? Czy może jedyne na co masz wpływ to to, co Ty z tym czasem postanowisz zrobić? Wiesz już jakie role pełnisz w...

Ustal priorytety swoich działań

Dodane przez | 07:22 2016/11/21
Czy czasem można zarządzać? Czy może jedyne na co masz wpływ to to, co Ty z tym czasem postanowisz zrobić? Wiesz już jakie role pełnisz w swoim życiu. Wyznaczyłeś już cele. Jednak wciąż zastanawiasz się od czego zacząć? Nadmiar zajęć Cię przygniata a tu stale dochodzą nowe. Zbliżają się terminy a przed Tobą wciąż bardzo dużo pracy. Dziś przedstawię Ci w jaki sposób uporządkować swoje zadania tak, by efektywnie wykorzystać swój czas, ale przede wszystkim, by mieć go na to, co dla Ciebie jest ważne.

Ustal priorytety swoich działań

  1. Macierz Eisenhower’a (był amerykańskim dowódcą wojskowym oraz prezydentem Stanów Zjednoczonych – słynął z umiejętności świetnego zarządzania swoim czasem)
 „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”
- Dwight Eisenhower

Macierz Eisenhowera ilustruje podział planowanych czynności według ważności i pilności

Macierz Eisenhowera

Ćwiartki macierzy:

     W I ćwiartce znajdują się sprawy, które są jednocześnie ważne i pilne (do spraw pilnych należą takie, które muszą zostać wykonane w przeciągu kilku godzin lub tego samego dnia). Należą tutaj takie zadania, które powinny już były zostać zrobione lub termin ich wykonania ma niedługo nastąpić. Możemy tutaj również umieścić sytuacje trudne oraz kryzysowe.

  • Gdy zastanawiasz się czy coś jest ważne zadaj sobie pytanie czy wykonanie danego zadania przybliża Cię do Twoich celów i marzeń, czy jest istotne?
  • Gdy zastanawiasz się czy dana czynność jest pilna – zastanów się czy jej wykonanie wymaga pośpiechu? Musi zostać wykonana w przeciągu kilku godziny a najpóźniej w ciągu dnia czy też może zaczekać?

    W II ćwiartce znajdują się zadania, które są ważne, ale niepilne. To tutaj mieszczą się te zadania, które mają największy wpływ na Twoje życie. To w tej ćwiartce zajmujesz się planowaniem, budowaniem relacji, swoim rozwojem i poszerzaniem kompetencji, odpoczynkiem. Termin realizacji tych zadań jest oddalony w czasie przez co wydawać Ci się może, że czynności te nie są aż tak istotne. Jeśli jednak je zaniedbasz, część z nich przejdzie do ćwiartki I - wówczas staną się naglące, a zatem w popłochu będziesz musiał się nimi zająć.

Sprawy, które są ważne nie wywierają takiej presji, jak sprawy, które należą do pilnych, ale warto zauważyć, że to głównie one służą realizacji naszych celów. Wiele osób zaczyna zajmować się tym, co ważne dopiero wówczas, gdy stanie się to pilne – warto jednak pamiętać, że może się okazać, że na niektóre z tych czynności będzie już za późno (np. nastąpi rozpad relacji, nie da się odzyskać utraconego zdrowia).

Dlatego tak ważne jest uświadomienie sobie, że choć czynności z ćwiartki II nie są naglące, a więc nie krzyczą do Ciebie, że masz je zrobić, to jednak należą do tych, które są ważne. To od tego ile czasu poświęcisz na zadania z II ćwiartki będzie zależała jakość Twoje życia i efektywność.

Ustal priorytety swoich działań

    W III ćwiartce znajdują się te zadania, które są nieważne, ale pilne. Ćwiartka ta mami Cię iluzją ważności. To tu tutaj znajdują się te czynności, które są pilne, ale nie mają dla Ciebie większego znaczenia. A zatem takie czynności, które są ważne, ale dla innych osób - są ich priorytetami, a nie Twoimi. To tutaj realizujesz cudze projekty, spełniasz czyjeś oczekiwania. Często robiąc to wydaje Ci się, że jesteś w ćwiartce I, jednak różnica między ćwiartką III a I polega na tym, że w I ćwiartce wykonujesz te czynności, które są pilne, ale jednocześnie dla Ciebie ważne, a w ćwiartce III zajmujesz się tym, co jest pilne, ale dla Ciebie z pewnością nie jest ważne. Zadania te zabierają Ci dużo czasu, ale jednocześnie nie przybliżają do Twoich celów. Postaraj się tym nie zajmować, deleguj komuś, kto może zrobić to za Ciebie albo po prostu odmów ich wykonania. Do zadań z III ćwiartki można zaliczyć: niektóre spotkania czy rozmowy telefoniczne, raporty, listy, maile. Jeśli pojawia się jakieś pilne zadanie a Ty nie wiesz czy należy ono do ćwiartki I czy może już do III zadaj sobie pytanie: „Czy wykonanie tej czynności przybliży mnie do mojego celu?” Jeśli nie, to nie zabieraj się za jego wykonanie.

    W IV ćwiartce mieszczą się wszystkie te czynności, które nie są ani ważne, ani pilne. To ćwiartka tzw. „pożeraczy czasu”. Zabierają Ci czas nie dając nic w zamian. Jesteś w tej ćwiartce wtedy, gdy oglądasz seriale, grasz w gry komputerowe, zajmujesz się sprawami błahymi i mało istotnymi, a także gdy bezmyślnie przeglądasz strony w Internecie. Czas, który poświęcasz na tę ćwiartkę powinien zostać ograniczony. Jeśli zrobiłeś wszystko z ćwiartki II oraz I i chcesz chwilę oddać się „pożeraczom czasu” to zrób to, ale z głową. Wyznacz sobie limit czasu jaki chcesz tu spędzić i pamiętaj, że jest to możliwe dopiero wtedy, gdy wszystkie najważniejsze dla Ciebie zadania zostały wykonane, nie wcześniej. Niestety wciąż wiele osób ucieka tutaj przytłoczona ilością zadań ćwiartki I oraz III, by choć na chwilę zaznać ulgi. Zapominając o tym, że tylko czas spędzony w ćwiartce II pozwoli im na pełne realizowanie siebie i swoich życiowych wartości, na czerpanie satysfakcji ze swojego życia i zachowanie równowagi.

Korzystanie z macierzy Eisenhower'a umożliwi Ci nie tylko wgląd w listę zadań do wykonania, ale da także możliwość przypisania tych czynności do poszczególnych ćwiartek, tak byś wiedział, które z nich należy wykonać, które możesz delegować, a niewykonanie których nie pociągnie za sobą żadnych konsekwencji. Dzięki temu możesz w łatwy sposób samodzielnie zaplanować swój czas i kolejność wykonywanych zadań.

Ustal priorytety swoich działań
  1. Drugą zasadą, którą chcę Ci przedstawić byś umiał efektywnie zarządzać swoim czasem jest:
Zasada Pareto (80/20)

20% właściwie spożytkowanego czasu przynosi 80% wyników. Pozostałe zaś 80% działań generuje jedynie 20% wyników.

Zastanów się zatem, które 20% działań wygeneruje 80% efektów. Jeżeli masz listę 10 zadań do wykonania, to tylko 2 z nich są dla Ciebie kluczowe. A zatem takie, które musisz wykonać w pierwszej kolejności. Zrób je zanim przejdziesz do kolejnych. Ustal od których 2 zadań zależy w tej chwili najwięcej.

Codziennie rozpoczynaj swoje działania od tych spraw, które są dla Ciebie najważniejsze, których realizacja przybliża Cię do Twoich celów. A dopiero, gdy je wykonasz zajmuj się dalszymi zadaniami i przyjemnościami.
 „Jeśli masz więcej niż 3 priorytety działania, to znaczy, że nie masz żadnego”
- Jim Collins

Każdy z nas ma ograniczoną ilość czasu. Jeśli zdecydujesz się poświęcić czas na daną czynność to naturalne jest, że z czegoś innego będziesz musiał zrezygnować. Nigdy nie będziesz miał czasu na wszystkie zadania, ale zawsze znajdziesz czas na to, co jest dla Ciebie ważne. Dlatego tak istotne jest byś określił co się dla Ciebie liczy - wykonaj koło życia, poznaj swoje wartości i życiowe role a będzie Cu dużo łatwiej ustalić swoje cele i nadawać zadaniom priorytety. Pamiętaj, że jeśli Ty nie określisz swoich priorytetów, to inni ludzie narzucą Ci swoje i zamiast realizować siebie, będziesz patrzył jak inni dostają to, o czym Ty tylko marzysz.


Odbierz prezent bezpłatny e-book

"Z czego warto zrezygnować, by sobie życia
nie zmarnować?


I dokonaj zmian, dzięki którym nareszcie zaczniesz, czerpać radość, realizować swój potencjał i żyć w zgodzie z sobą!


A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak wzmocnić swoją pewność siebie i budować wartościowe relacje dołącz do grupy na Facebooku: www.facebook.com


0 komentarze: