ODBIERZ PREZENT

Jak często zdarza Ci się mówić „mam dużo pracy”, „tyle rzeczy jeszcze do zrobienia”, „jestem zajęty, zmęczony, wykończony”, „kiedy ja to ws...

7 kroków, by wyjść z pułapki bycia zajętym i stać się efektywnym

Dodane przez | 08:43 2017/02/12
Jak często zdarza Ci się mówić „mam dużo pracy”, „tyle rzeczy jeszcze do zrobienia”, „jestem zajęty, zmęczony, wykończony”, „kiedy ja to wszystko ogarnę”, „doba jest zdecydowanie za krótka”? Twój kalendarz jest maksymalnie wypełniony, cały dzień wykonujesz jedno zadanie po drugim bez chwili wytchnienia, a wciąż przecież jeszcze tyle do zrobienia. Dziś zachęcam Cię do tego byś przyjrzał się bliżej swojemu „byciu zajętym” i zamiast tego stał się po prostu efektywny.

7 kroków, by wyjść z pułapki bycia zajętym i stać się efektywnym
fot. David Ramos, flickr.com, licencja CC

Bycie zajętym jest społecznie akceptowalne, zaś odpoczynek rodzi poczucie winy.
Nie da się ukryć, że w dzisiejszych czasach bycie zajętym przestało już kogokolwiek dziwić, stało się synonimem sukcesu. Dla niektórych jest już nawet celem samym w sobie, nieważne co będą robić, byle było tego dużo. Bycie zajętym to iluzja satysfakcjonującego życia. Posiadanie zaś wolnego czasu stało się synonimem lenistwa, marnowaniem swojego potencjału, a nawet zaczęło rodzić poczucie winy. Społecznie bardziej akceptowalne jest bycie zmęczonym i wykończonym stosem zrealizowanych zadań niż zrelaksowanym i wypoczętym.

Bycie zajętym dla wielu stało się synonimem bycia efektywnym.
Dlatego też każdy nasz dzień wypełnia stos zadań do wykonania, które nie zawsze mają istotne znaczenie ani dla naszego życia zawodowego, ani prywatnego. Wciąż się rozpraszamy zamiast skupić na konkretnych dziedzinach swojego życia, które są dla nas kluczowe. Boimy się zwolnić tempo, by ktoś inny nie zajął naszej pozycji, by nic nas nie ominęło, byśmy nie zostali uznani za osoby mało pracowite i efektywne. Czujemy presję dostępności – pod telefonem, mailem – szybka odpowiedź oznacza, że nam zależy, że ten ktoś jest dla nas ważny, że pracujemy. Gonimy wzorce społeczne, które każą nam mieć więcej, lepiej, drożej. Boimy się przeciętności, bycia mało interesującym. Obawiamy się samotności, własnych myśli, refleksji i nudy.

Różnice pomiędzy byciem zajętym, a byciem efektywnym
  • Ludzie zajęci stale się rozpraszają, biorą na siebie wiele zadań, zaś ludzie efektywni skupiają na tym, co jest kluczowe do wykonania.
  • Ludzie zajęci nie mają ustalonych priorytetów, ludzie efektywni planują kolejność swoich działań i realizują je po kolei, skupiając się na tym, co ważne i pilne.
  • Ludzie zajęci stale są dostępni (pod telefonem, mailem), ludzie efektywni wyznaczają bloki czasu na konkretne czynności.
  • Ludzie zajęci lubią być zajętymi, ludzie efektywni lubią mieć ukończone zadania.
  • Ludzie zajęci lubią swoją wymówkę braku czasu, ludzie efektywni lubią swoje wyniki.
  • Ludzie zajęci pracują ciężko i dużo, ludzie efektywni pracują mądrze.
7 kroków, by wyjść z pułapki bycia zajętym i stać się efektywnym
fot. Tobi Gaulke, flickr.com, licencja CC

Bycie zajętym nigdy się nie kończy
Człowiek stale zajęty czuje na sobie ciągłą presję, odczuwa permanentny brak czasu i frustruje tym, że wciąż za mało z siebie daje. Ma poczucie, że jeszcze jest tyle do zrobienia, że coś go ominie. Myli poczucie bycia zajętym z byciem produktywnym. Goni więc od jednego zadania do drugiego, gubiąc przy tym niejednokrotnie swoje wartości, zaniedbując istotne relacje. Problem w tym, że bycie zajętym nigdy się nie kończy – po jednym wykonanym zadaniu, zakończonym projekcie pojawiają się następne.

Bycie zajętym ma swoje korzyści
Człowiek zajęty nie ma zbytnio czasu ani siły na myślenie o swoim życiu – jeśli nie spełnia ono jego oczekiwań to dzięki ciągłym zajęciom nie uświadamia sobie tego na co dzień i jakoś jesteś w stanie przetrwać. Bycie zajętym stanowi też dobrą wymówkę przed niechcianymi spotkaniami, wyjazdami czy zadaniami – odmówienie komuś nie jest łatwe, a usprawiedliwienie, że „nie ma się czasu” zawsze brzmi dużo lepiej i przychodzi łatwiej. Przecież w obecnych czasach nikogo to nie dziwi. Bycie zajętym pomaga też podbudować swoją samoocenę. Taki człowiek czuje się ważny i potrzebny, a czasami wręcz niezastąpiony – jego wypełniony po brzegi kalendarz świadczy o tym, że wszędzie jest niezbędny.

Sama kiedyś wpadłam w wir bycia zajętym, w ciągłe uczestniczenie w wielu aktywnościach, w bycie wszędzie, gdzie mogłam wynieść jakąś wartość. W tłumaczenie się, że czegoś nie zrobię, bo "nie mam czasu". Jednak pewnego dnia zdałam sobie sprawę, że wcale nie chcę tak żyć, że bycie podziwianym za to jak wiele udało się zrobić w ciągu dnia, czy tygodnia wcale nie jest dla mnie aż tak istotne. Miałam już dość tej gonitwy, która nic nie wnosiła poza tym, że całe dnie miałam zapełnione. Zrozumiałam, że nie zamierzam czuć wyrzutów, gdy odpoczywam, a ktoś inny w tym czasie ciężko pracuje. Pozwoliłam sobie na świadomy wybór, gdzie chcę być, co robić oraz z kim i ile czasu na to przeznaczać. Dziś, kiedy znam swoje wartości, priorytety i mam określone cele już nie odczuwam ciągłej presji, by robić oraz mieć ciągle więcej.

Jak zatem wyjść z pułapki bycia wiecznie zajętym?

1.       Kiedy pracujesz skup się na pracy
Bardzo wiele osób w tym czasie, kiedy powinna pracować, zajmuje się wieloma innymi sprawami – wykonuje telefony w celach prywatnych, przegląda portale społecznościowe, plotkuje, robi co chwilę kawę, stale się rozprasza. Jeśli chcesz stać się osobą efektywną zamiast ciągle zapracowaną to wdróż do swojego życia jedną podstawową zasadę „kiedy pracujesz to pracuj w 100%”. Powtarzaj sobie „biorę się do pracy, skupiam się na pracy”. Dzięki temu zrobisz dużo więcej w krótszym czasie. Nie opuszczaj swojego stanowiska pracy, jeśli nie ma takiej konieczności, a o dobre relacje towarzyskie zatroszcz się już po godzinach pracy.

7 kroków, by wyjść z pułapki bycia zajętym i stać się efektywnym
fot. Darius Anton, unsplash.com

2.       Daj sobie prawo do odpoczynku i kiedy odpoczywasz to naprawdę odpoczywaj
Wciąż zabiegani i wciągnięci w wir tak wielu zadań do wykonania zapominamy o tym, jak ważną rolę odgrywa w naszym życiu odpoczynek. Niektórzy uznają go za stratę czasu, inni zaś, gdy już się na niego zdecydują odczuwają poczucie winy i wyrzuty sumienia. Jeśli chcesz zdrowo funkcjonować i cieszyć się swoim życiem jest Ci on po prostu niezbędny. Żeby móc w pełni wykorzystać jego działanie wykonaj wcześniej wszelkie zaplanowane istotne zadania, dzięki czemu nie będziesz rozmyślał o tym jak jeszcze wiele pracy przed Tobą. Kiedy odpoczywasz to odpoczywaj również w 100%. Nie myśl o tym co czeka Cię jutro, za tydzień, czy za miesiąc. Wyłącz telefon, Internet i bez poczucia winy zrelaksuj się. Idź na spacer, obejrzyj jakiś film, spotkaj się ze znajomymi czy wyjedź na kilka dni. Dzięki temu zwiększysz poziom swojej energii i będziesz bardziej efektywny, a także dumny z tego, że dbasz i troszczysz się o siebie.

3.       Zapisuj wszystkie ważne zadania do kalendarza
Zaopatrz się w kalendarz papierowy lub elektroniczny i zapisuj w nim wszystkie istotne zadania, zarówno te które masz do wykonania dzisiaj, jak te do wykonania w przyszłości, które już mają wyznaczoną konkretną datę . Stosuj listę „to do” i wykreślaj z niej to, co już wykonałeś, dzięki czemu wzrośnie Twoja motywacja, a jednocześnie będziesz wiedział ile zadań jest jeszcze przed Tobą. Planowanie i ustalanie priorytetów przyspiesza działanie i pozwala odciążyć Twój umysł – nie musisz się skupiać żeby o czymś nie zapomnieć.

4.       Rób to, co najważniejsze, resztę deleguj
Z pewnością zarówno w Twojej pracy, jak i domu są takie zadania, które muszą zostać wykonane, ale niekoniecznie to Ty musisz się nimi zająć. Jeśli chcesz być osobą efektywną, a nie stale zajętą to zastanów się, które ze swoim dotychczasowych czynności możesz zlecić komuś innemu. Sam zajmuj się tylko tym, czym koniecznie musisz, co należy do Twoich głównych obowiązków i to na tym się skup. Nie dasz rady być wszędzie i robić wszystkiego. Musisz wybierać.

5.       Wyznaczaj ramy czasowe na wykonanie danej czynności
W tym miejscu warto przytoczyć prawo Parkinsona, które stanowi, że czynność zajmuje tyle czasu, ile na nią przeznaczysz. Wyznaczaj zatem dla każdego zadania, czy spotkania ramy czasowe - określ ile czasu chcesz na to poświęcić. W przypadku spotkania poinformuj osoby, z którymi ma się ono odbyć, że będzie trwało tyle i tyle czasu, by też mogły się przygotować i w pełni wykorzystać swoją obecność. Określenie ram czasowych wykonywanego zadania pozwoli Ci wykazać się większym skupieniem i działać bardziej efektywnie.  

7 kroków, by wyjść z pułapki bycia zajętym i stać się efektywnym
fot. Alejandro Escamilla, unsplash.com

6.       Zaczynaj nowe zadanie dopiero, gdy skończysz poprzednie
Skończ wreszcie z rozpraszaniem się, z byciem zawsze pod telefonem, czy mailem. Nie zajmuj się nowym zadaniem dopóki nie ukończysz poprzedniego. W przeciwnym razie stale będziesz zajęty, Twoja energia będzie rozproszona, stracisz czas na ponowne zagłębienie się w daną czynność i zapomnisz o istotnych szczegółach. Skup się na jednym zadaniu. Wykonaj je najlepiej jak potrafisz i przejdź do następnego.

7.       Nie ścigaj się z innymi w wyścigu o to, kto jest bardziej zajęty, kto dłużej pracuje
Nie porównuj się do innych osób. Skup się na swoich zadaniach, priorytetach, wartościach i rolach. Nie licytuj się z innymi, kto ma cięższe życie, więcej pracuje. Zajmij się sobą. Każdy jest na innym etapie, dla każdego co innego jest w danym momencie istotne, więc nie ma sensu porównywać swojego życia z kimkolwiek. Wyznacz swoje cele i efektywnie je realizuj, nie myląc bycia zajętym z byciem produktywnym.

By być bardziej efektywnym, a mniej zajętym pamiętaj, że masz prawo, by czasami po prostu nic nie robić. Dodaj do swojej listy codziennych zadań również czas na refleksję i odpoczynek, na realizację swojego hobby, czas tylko dla siebie. Przestań gonić społeczne ideały i licytować się z innymi, kto ma mniej czasu. Skup się na sobie i czerp radość z każdego dnia.


Odbierz prezent bezpłatny e-book

"Z czego warto zrezygnować, by sobie życia
nie zmarnować?
I dokonaj zmian, dzięki którym nareszcie zaczniesz żyć pełnia życia, realizować swój potencjał i żyć w zgodzie z sobą!


A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak wzmocnić swoją pewność siebie i budować wartościowe relacje dołącz do grupy na Facebooku: www.facebook.com

0 komentarze: